Ze waren al jaren aan het stoeien met een probleem op de administratie. Medewerkers hadden er moeite mee om op reguliere basis hun urenverantwoording in te leveren. Met de nodige gevolgen voor het werkproces. Hierbij kan je denken aan tijdige en correcte facturatie maar ook het juist calculeren van de werkelijke kosten van een project.
De ergernis bij de administratie was groot, immers “hoe moeilijk kan het zijn om elke dag even je uienstaat in te vullen?”. Deze ergernis werd regelmatig uitgesproken maar de hoop op verandering was eigenlijk opgegeven.
In de laatste sessie die we hadden zag ik blije gezichten, er was plotseling een grote stap voorwaarts gemaakt. Urenstaten waren op tijd, en ook nog eens kwalitatief beter.
Hoe kwam dit?
Tijdens de vorige sessie kwam op tafel dat iedereen snoeihard werkt en dat er afstemming plaats vindt tussen de medewerkers op het moment dat het nodig is. Op die momenten laat iedereen zijn eigen werk even los en neemt men de tijd om elkaar te helpen. Klinkt goed maar tegelijkertijd is het onderbreken van het werk om iemand NU te helpen vaak een verstoring die meer tijd kost dan je je bewust bent.
Veel acties worden ondernomen om iemand te helpen zonder daarbij de vraag te stellen of de hulp ook echt nodig is en hoe dit bijdraagt aan het organisatie resultaat.
Iedereen stelt zijn of haar eigen doelen en doet zijn of haar best om de ergernissen te minimaliseren.
Mensen zien het nut niet in van het invullen van de urenstaat, men weet wel dat de administratie het graag heeft en dat het nu eenmaal tot de vaste plichtplegingen hoort. Logisch dat je daar aan het einde van de dag regelmatig geen zin meer in hebt. En voor je t weet blijft het een week liggen waardoor het nog meer werk wordt.
Omdraaien!
We hebben in de voorlaatste sessie de zaken omgedraaid. In plaats van onbegrip zijn we op zoek gegaan naar goede redenen om de staat niet in te vullen. We hebben gekeken naar het werkproces waarbij we de oordelen of iets wel of niet moeilijk is volledig achterwege gelaten hebben.
In het bekijken van de situatie hebben we het totale bedrijfsbelang voorop gesteld. De effecten van het niet invullen en de effecten van het “helpergedrag” hebben we vertaald in kosten. Op het moment dat we dat deden zag iedereen in dat het niet om ergernis ging maar om het verspillen van tijd van elkaar en daarmee verspillen van kosten voor de onderneming. Daar kan je zo veel leukere dingen van doen. Toen dat helder was heb ik de vraag gesteld of men het belang van verandering inzag. Logischerwijs zag iedereen dat in. Aansluitend kwam er meteen weerstand op verandering immers… “kunnen we ons gedrag wel veranderen?” “Wat als het niet lukt, dan zijn we weer meteen schuldig..” De angst voor falen kwam naar boven.
Aansluitend heb ik de groep gevraagd of ze het een goed idee vonden om twee weken lang een experiment uit te voeren. Het experiment van de dagstart. Men werkt er In kleine redelijk zelfstandige teams. Het voorstel was om met elk van de kleine teams naar een bewuste gezamenlijke dagstart te gaan. In de dagstart bespreekt men (staand met een kop koffie in maximaal 10 minuten) wat men die dag gaat doen, of er nog afhankelijkheden zijn in de werkzaamheden en of er nog hulp nodig is. Ook bespreekt men of de voorgenomen werkzaamheden van gisteren zo verlopen zijn zoals verwacht, en dat moment wordt ook gebruikt om meteen ter plekke de urenstaat van de dag er voor aan te vullen.
Er was een beetje weerstand op het experiment bij enkele medewerkers. De meerderheid wilde graag het experiment aangaan.
Resultaat zichtbaar
Twee weken later was het resultaat zichtbaar. Blije gezichten bij de administratie.. De groep was ook enthousiast over het experiment en unaniem (ook degene die eerst nog weerstand hadden) enthousiast over het resultaat en men was het ook eens dat het eenvoudig vol te houden was omdat iedereen het nut ervaart. De inspanning er voor viel reuze mee.
Toen dit werd uitgesproken voelde ik kippenvel op mijn armen opkomen, “Yes…. hier doe ik het voor!”
Werk jij al met een dagstart?
